Получите БЕСПЛАТНУЮ юридическую консультацию прямо сейчас:

Москва и область +7 (499) 703-43-52

Санкт-Петербург и область +7 (812) 309-57-61

Регионы: 8 (800) 333-45-16 доб. 530

Оплата командировки

0

Любая служебная поездка всегда должна оплачиваться либо отправляющей стороной (работодателем), либо принимающей (приглашающим работодателем), в зависимости от договоренности между руководителями предприятий.

Эти оплаты подразумевают не только надлежащий заработок сотрудника, но также и обеспечение его всем необходимым для осуществления поставленной рабочей задачи.

Это покрытие расходов на проезд, нормированные порции питания, проживание в гостиничном номере, оплата мобильной телефонной связи и прочие потребности.

Как должна

Всеми начислениями всевозможных оплат на предприятии занимается бухгалтер. Поэтому когда речь идет о командировках в организации, то бухгалтер в ней заинтересован не менее всего, ведь его волнует расходная часть материальной базы предприятия.

А так как служебные поездки влекут за собой те или иные расходы, то их нужно верно отразить в бухгалтерском учете.

Кроме этого, следует правильно учитывать количество дней, которое приходится на поездку, а также прикрепить к расчетам основание для командировочных выплат – служебная записка начальника, либо приказ по форме Т-9, в котором отражены все обстоятельства дела.

Должность и рабочее место вместе с зарплатой за работником должно быть сохранено, пока он находится в отлучке по служебным делам несколько дней, недель или месяцев (ст. 167 ТК РФ).

Оплата командировочных производится в два этапа – аванс и остаток по прибытии на основное рабочее место, который осуществляется на основании предоставления работником письменного отчета о тратах в поездке и проделанной работе.

Зарплата в командировочный период не выплачивается по прибытию, а начисляется на общую сумму дохода подчиненного по итогам месяца.

Вообще подчиненному, который едет в командировку, согласно Постановлению Правительства России № 749 от 13.10.2008 г. (ред. 29.07.2015 г., далее – Положения) и статье Кодекса о труде № 168, полагаются следующие выплаты:

  1. Оплата труда работника в период поездки.
  2. Суточные – оплата каждого дня пребывания работника в поездке, в работе на другом месте (командировочное место работы), и даже за выходные или праздничные дни, которые выпадают на период служебной поездки.
  3. Оплата затрат, связанных с поездкой – проездные билеты, съем жилья и др. (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового Кодекса РФ).
  4. Оплата услуг мобильной связи или интернета на время командировочной поездки, если сотруднику требуется по работе много общаться с клиентами.
  5. Оплата суточных в иностранной валюте при поездке за границу.
  6. Другие расходы, которые согласованы с работодателем командированным лицом.

Размеры суточных выплат не установлены в законодательстве. Их определяет непосредственно сам работодатель, исходя из цен в регионе на проезд, оплату гостиницы и прочих дополнительных расходов, имеющих отношение к служебному заданию.

Суточные выплаты работникам освобождены от налогообложения (НДФЛ), но только в разумных пределах:

 по стране  700 руб.
 за границу  2500 рублей за сутки

Все, что свыше этих норм, будет облагаться налогом на доход с физических лиц. На случай тех служебных  поездок, где длительность выполнения задания меньше суток, то суточные выплаты работнику не производятся.

Все расходы, образованные в результате служебной поездки, должны быть обязательно документально подтверждены.

Это означает, что сотрудник в процессе поездки обязан брать все чеки, проездные талоны, квитанции об оплате аренды жилья, расходные счета по телефонным переговорам и другие подтверждения.

Даже на случай пользования такси, работнику необходимо от водителя взять заказ-наряд и квитанцию о том, он уплатил за проезд.

Вот почему, порой, так важно с таксистами об этом договариваться заранее, вызывая по телефону или садясь в авто. При пользовании самолетами, требуется предъявить работодателю два бумажного доказательства – билет и посадочный талон авиаперелета.

В каких случаях командировка не оплачивается

Кроме стандартных и типовых ситуаций, как всегда, имеются и свои исключения, когда командировочные выплаты сотруднику не назначаются.

Отказать в выплате полностью не могут, но зато существенно сократить суммы – это вполне практикуемое дело для бухгалтеров.

Особенно, если учесть требования инспекции Росструда, КРУ и других проверяющих, которые постоянно обращают внимание на документальное подтверждение всех расходов по организации.

К ним относятся следующие нюансы:

  • прогул работника в командировке. За дни, когда работник, будучи в поездке, не вышел на работу, командировочные суточные и другие начисляться не будут. А что именно будет урезываться – это на усмотрение работодателя;
  • дни, которые работник не использовал для командировки, потому как вернулся раньше из нее (быстро справился со своей работой), также не подлежат оплате. Если работник потратил аванс, в который входил неистраченный расчетный период, тогда необходимую сумму просто вычтут из его оплаты труда, но только согласно его письменному заявлению;
  • расходы, которые не имеют отношения к выполнению служебных обязанностей, не погашаются работодателем;
  • однодневные командировки не обеспечиваются выплатами (ст. 168 ТК РФ), хотя некоторые работодатели по своему желанию заботятся о своих подчиненных и в течение суток. Могут оплатить проезд или телефонные переговоры. Просто законом это не предусмотрено, но и не запрещено;
  • на основании новшеств и изменений в законах с 08.08.2015 г. (согласно отредактированному 29.07.2015 г. Положению № 749), командировочные, которые не подтверждены документально оплачиваться уже не будут.

Во временной период, когда работнику начисляются командировочные, не должны входить предыдущие аналогичные поездки, которые случались в расчетном периоде.

Так, например, бывает, что работнику приходится часто ездить по командировкам, а это может означать, что в месяц он в служебной поездке побывает не один раз.

Кроме этого, в командировочные выплаты не входит средний заработок, который вообще должен начисляться отдельной и учитываться по отдельным бухгалтерским статьям расхода.

Если случился во время командировки простой предприятия или его ликвидация, то командировочные и зарплату могут пересчитать и урезать – все зависит от платежеспособности обанкротившегося работодателя.

Изменения 2015 года

После того как были проделаны изменения в кадровом делопроизводстве путем издания Постановлений Правительства № 1595 от 29.12.2014 г., № 771 от 29.07.2015 г., это отразилось и на оформлении командировочных выплат.

Касательно документального подтверждения, на основании которого бухгалтера производили все необходимые начисления, теперь вместо командировочного удостоверения или служебного задания можно за базу держать приказ.

Дальнейшие подтверждения всех расходов могут подтверждаться уже непосредственно  самим работником, который предъявляет в бухгалтерию любые документы, которые свидетельствовали бы о его тратах во время служебной поездки.

Срок пребывания в командировке подчиненный указывает в служебной записке (на случай уезда на собственном транспорте), а кадровик – в приказе по форме № Т-9.

Следующими изменениями в оплате, как уже отмечалось ранее, является отказ в выплате командировочных тому работнику, который не предоставил никаких документальных подтверждений расходов (Постановление Минтруда России № 749 в ред. 29.07.2015г., вступившего в силу в 8 августа 2015 г.).

Если же документация была работником предоставлена лишь частично, тогда соответственно тем расходам и будут начисляться командировочные как возмещение расходов.

Однако новшества в нормативных актах настоятельно рекомендуют иметь все документальные подтверждения использованной командировочной поездки подчиненным.

Причем эта рекомендация относится даже к начислению суточных, относящихся к нормированию минимального размера, с которого не удерживается НДФЛ, Минфином России:

 700 руб.  за сутки по России;
 2500 руб.  за сутки по территории за рубежом

На случай, если документального подтверждения расходов нет, то командировочные, в принципе, работодатель по своему усмотрению может выплатить работнику. Однако тогда с этих сумм (минимальный норматив) будет удерживаться НДФЛ.

Это объясняется тем, что сотрудник использовал деньги предприятия на свои какие-то непонятные цели, а такое использование подотчетными денежными средствами, может быть расценено как прибыль сотрудника.

Вот почему он как налогоплательщик должен будет оплатить налог с доходов с физических лиц.

А вот если работник предъявит все чеки, квитанции, расходные накладные и другие документы, которые послужат удостоверением его трат по служебным вопросам – тогда НДФЛ начисляться не будет на минимальные суточные.

Выходной день

Кроме оплаты работнику, отъезжающему в командировочную поездку в выходной день, полагается взять отгул в любой другой рабочий день.

Департамент труда России 25 декабря 2013 года уведомил своим письмом № 14-2-337 всех работодателей о том, что если работник трудился в выходные дни, когда он находился в командировке или на пути к служебному командировочному месту, то ему полагаются выплаты в повышенном размере.

Это означает, что начисления должны производится уже не исходя из средней зарплаты работника (основанной на ст. 139 ТК РФ), а исходя из норм усиленной оплаты труда, согласно ст. 153 ТК РФ. То же самое указывается и в Положении Минтруда РФ № 749.

Время в пути и багаж

На основании Положения и его пункта № 9 заработок и командировочные должны выплачиваться с учетом времени в пути следованию к месту прибытия – от постоянного рабочего места к командировочному.

Если временной период в пути выпадает на будничные дни, тогда время рассчитывают согласно исчислений на основе среднего заработка.

Если же дни, проведенные работником в командировочном пути, пришлись на выходные или праздники, тогда ему полагаются выплаты из расчета нормативов в Кодексе о труде – ст. 153 ТК РФ.

Эти правила, освещенные в статье Кодекса, будут учитывать почасовую оплату в объеме, установленном для всех предприятий – 8-часовой рабочий день.

Однако на основании ст.167 ТК РФ или п. 4, 9 Положения, полностью все то время, что подчиненный проводит в пути, в командировке, должно быть учтено при сохранении его заработной платы.

Учебная

Отправка человека от имени предприятия на учебу должна регулироваться теми же правилами и нормами, что и отправка работника в служебную командировку.

На период учебной командировки, когда работника направляют от имени предприятия повысить свою квалификацию или обучиться чему-то новому, за работником должны сохраняться следующие права:

  • рабочее место, должность;
  • средний заработок, приходящийся на время командировки;
  • получение оплаты за проезд, жилье и  дополнительные расходы, которые влечет за собой учебная поездка.

Если сотруднику пришлось вложить свои личные средства для покрытия командировочных расходов, тогда статья № 168 ТК РФ предусматривает возмещение этих расходов. Осуществляться возмещение в этом случае может только лишь со стороны работодателя.

В случае учебной командировки, другая сторона не заинтересована в подобных тратах, ведь это же не служебная командировка, где обе стороны имеют интерес в прибыли, как в случае, к примеру, с подписанием контрактов или договоров поставок товара.

Учеба – это не бизнес для ученика-сотрудника и организации, посылающей подчиненного учиться. Даже, если это является своего рода инвестициями (вкладом) в будущее предприятия в виде высококвалифицированного специалиста.

Командировка – это период, когда работника отправили в поездку с основного места его работы в другое, где он должен будет выполнить свои должностные обязанности.

Зачастую такие передвижения имеют свои нюансы, которые следует учесть не только руководителю предприятия и начальнику отдела кадров, но также и бухгалтеру.

Ведь правильно начисленные командировочные – это не только безошибочная выплата сотруднику, но также и безупречное ведение бухгалтерского и налогового учета.

Вот почему так необходимо всегда быть в курсе тех изменений в правовых и регламентирующих нормативах, которые могут отразиться и на командировочных выплатах.

Видео: Важная тема. Актуальные вопросы командировочных расходов

Share.

Добавить комментарий

Карта сайта