Получите БЕСПЛАТНУЮ юридическую консультацию прямо сейчас:

Москва и область +7 (499) 703-43-52

Санкт-Петербург и область +7 (812) 309-57-61

Регионы: 8 (800) 333-45-16 доб. 530

Служебная командировка

Практически каждая крупная компания отправляет сотрудников в служебные командировки. Казалось бы, оформить поездку работника не составляет труда, достаточно получить распоряжение от вышестоящего руководства.

Но командировка имеет множество особенностей, знать которые необходимо каждой организации, где практикуется работа вне основного места службы.

Что это такое

Согласно Трудовому кодексу, командировкой обозначается выполнение служебных заданий вне основного места работы.

Сотрудник отправляется в другую область или страну, где проводит переговоры с компаньонами, закупает оборудование и решает иные поставленные задачи.

Если работник постоянно находится в разъездах, и его работа связана с регулярными передвижениями по стране или миру, то командировки таковыми не являются.

Оформить командировку можно только с официально трудоустроенными сотрудниками. Согласно внесенным в 2015 году поправкам, командировки не могут быть назначены лицам, не заключившим трудовой договор с работодателем.

Отказаться от командировки сотрудник вправе только в том случае, если такая возможность прописана в трудовом договоре.

Иными словами, работодатель при трудоустройстве сотрудников должен предупредить о возможных командировках и указать данный момент в трудовом договоре.

По соглашению сторон или просьбе сотрудника в документ может быть включен пункт о том, что он вправе отказаться от командировок без привлечения к дисциплинарной ответственности.

Также отказаться от служебной поездки можно в случае болезни, необходимостью ухода за больным родственником и по другим уважительным причинам.

Направлять в командировку работодатель не имеет права:

  • беременных женщин;
  • матерей, имеющих ребенка в возрасте до трех лет;
  • родителей, воспитывающих несовершеннолетнего ребенка-инвалида.

К сожалению, свадьба ребенка, смерть родственника, всевозможные праздники не являются основанием для отказа от командировок. Работодатель вправе наложить штраф и даже уволить работника, не желающего ехать по служебному заданию.

Положение о командировках

Помимо основных документов, которые должен оформить руководить при назначении командировки, заполняется специальное служебное положение.

Оно регламентирует следующие моменты:

  • цель поездки и место назначения;
  • срок командировки;
  • сопроводительные и организационные документы;
  • сумму расходов и выданных средств;
  • размер суточных;
  • размер заработной платы;
  • иные вопросы.

Положение необходимо для решения всех вопросов, возникших у работника во время выполнения служебного задания. Опираясь на данный документ, можно предотвратить нарушение законодательства с обеих сторон.

Документ подготавливает и оформляет отдел кадров. Финансовые вопросы решаются совместно с бухгалтерией. Готовое положение подписывает руководитель организации.

Положение может составляться в свободной форме, то должно иметь примерно одинаковую структуру:

 Общие положения  Определяется цель документа и указывается определение командировки из Трудового кодекса
 Порядок направления в служебную поездку  При заполнении данного раздела рекомендуется опираться на действующее законодательство, определяющее особенности направления сотрудников в командировку
 Срок командировки  В разделе указывается точный срок командировки. Он указывается руководителем в зависимости от сложности и цели поездки. Определяется по отметкам в командировочном удостоверении или в загранпаспорте, если сотрудника отправляют в зарубежную поездку. Если работнику требуется посетить несколько населенных пунктов, то отметки делаются во всех организациях, где он решает поставленные руководителем задачи. Отсчет начинается с даты отправления основного транспорта (поезда, самолета) и заканчивается датой прибытия транспорта
 Режим работы  По договоренности сторон в данном разделе указывается рабочее время в командировке и период отдыха
 Расходы  Указывается норма суточных расходов, а также расходы на проезд, проживание и т.д.
 Завершение командировки  Указывается порядок и сроки завершения командировки, сдачи отчета

Как оформить продление

Иногда у руководителя возникает необходимость изменить срок командировки. Оформляется это документально после получения согласия работника.

Руководителю необходимо составить два основных документа:

 Положение о командировки  Составляется новый документ, в котором указывается причинами продления срока поездки и время пребывания сотрудника по месту назначения
 Приказ  Начальник подразделения пишет служебную записку на имя генерального директора в свободной форме. Далее руководителем составляется приказ о продлении командировки. Один экземпляр направляется работающему сотруднику, второй остается в компании

Как оформить отмену

Когда необходимость в командировке отпадает, перед руководителем возникает задача оформить отмену.

Делается это, в первую очередь, гласно, предупреждая сотрудника о том, что поездка больше не актуальна. Далее оформляется документ, в котором указывается, что приказ №… утрачивает силу с …..(дата).

Если сотруднику уже были выданы средства на командировочные расходы, то он обязан их вернуть в трехдневный срок в кассу организации.

Случается и такое, что работником уже было потрачено часть денег на личные нужды. Это означает, что расходы потребуется возместить из личных средств при выплате заработной платы.

Какие нужны документы

Правильно подготовленные документы гарантируют отсутствие претензий со стороны работников.

Перед отправлением в поездку руководитель должен составить несколько важных бумаг, о которых мы поговорим далее:

 Служебное задание  Начальник подразделения пишет служебную записку руководителю компании о необходимости командировки. Генеральный директор подписывает документ и далее составляется служебное задание. В нем указывается цель поездки и сроки
 Приказ  Руководитель составляет приказ о назначении определенного лица на выполнение служебного задания
 Командировочное удостоверение  Выдается работнику для того, чтобы он в каждом месте выполнения служебных заданий ставил отметки о своем прибытии и убытии. Удостоверение не требуется в том случае, если работник отправляется в заграничную командировку

После окончания командировки работник должен представить несколько документов, в которые входят отчеты о проделанной работе и авансовых расходах.

Также подтвердить пребывание в месте назначения поможет командировочное удостоверение с проставленными в нем отметками.

Необходимые документы на проживание

Проживание в командировке оплачивает работодатель или принимающая сторона. Для оформления в гостинице потребуется только паспорт, иногда – командировочное удостоверение.

Иногда принимающая сторона предоставляет командировочным компаньонам служебное жилье в бесплатную аренду.

В этом случае работнику не требуются документы для проживания. Договор найма оформляется на месте с принимающей стороной. Это необходимо для обеспечения сохранности имущества и служебных материалов.

Как в табеле отмечается

В каждой организации ведется табель учета рабочего времени. Ответственность за его заполнение возлагается на руководителя структурного подразделения или самой компании, если она не имеет масштабных размеров. Командировка в табеле отмечается отдельно, т.к. оплачивается она по другим тарифам.

В табеле командировка отмечается буквой «К». Что касается времени, то проставляются все дни, начиная с даты отправления и заканчивая датой прибытия сотрудника.

Расходы

Работнику полагаются следующие выплаты:

  • заработная плата за дни, проведенные в командировке;
  • суточные;
  • оплата расходов на командировку.

Руководитель, составляя приказ о назначении командировки, выписывает ведомость на выдачу аванса. Его размер должен быть равен примерной сумме ежедневных расходов на проживание, питание и т.д. Выдаваться аванс может как наличными средствами, так и переводом на банковскую карту работника.

В некоторых случаях аванс на командировку не выдается. Если работник согласен понести расходы из личных средств, то с руководителем подписывается соответствующий договор.

В нем прописывается, что работник отправляется в командировку за личные денежные средства, а работодатель в дальнейшем обязуется возместить понесенные расходы. Сумма будет указана в командировочном отчете, который составляется после возвращения домой.

Иногда работодатели крайне щепетильно относятся ко всем расходам, поэтому тщательно высчитывают размер суточных и расходов на проживание.

Но, в условиях кризиса и неустойчивого курса рубля, в последнее время сделать это достаточно сложно.

Поэтому работодателем выдается определенная сумма денег, подсчитанная примерно. Работнику останется по возвращению на постоянное место работы представить финансовый отчет и получить затраченные сверх выданной суммы деньги.

Если им было потрачено меньше выданного эквивалента, то работнику придется вернуть средства, либо они будут вычтены из его заработной платы.

А теперь рассмотрим подробно каждый вид выплат для работника:

 Командировочные  Это заработная плата работника за дни, проведенные в командировке. В расчет берутся период от даты отправления работника и до его возвращения. Командировочные приравниваются к среднедневному заработку за расчетный период (полгода или год)
 Суточные  Работодатель обязан возместить расходы, которые понесет командированный сотрудник. Выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Сумма устанавливается работодателем самостоятельно, в зависимости от страны или региона, куда отправляется сотрудник для выполнения служебных заданий. Размер суточных составляет, как правило, около 1000 – 2000 рублей. Если сумма не превышает 750 рублей (для поездок по РФ) и 2500 (для заграничной командировки), то она не облагается налогом
 Расходы на командировку  Все расходы на командировку работодатель обязан возместить из бюджета компании. К основным затратам относится: плата за аренду жилья, покупка билетов на транспорт, оплата материалов в интересах организации. Сума рассчитывается индивидуально в каждом случае

После окончания командировки работник обязан предоставить все имеющиеся чеки, билеты, договоры найма и другие документы, подтверждающие факт понесенных расходов.

Нюансы:

  • если работник находился в командировке в праздничные или выходные дни, то работа оплачивается в двойном размере;
  • с командировочных средств производятся отчисления НДФЛ и страховые взносы;
  • работнику, который отправляется в однодневную командировку, выплачивать суточные не требуется, если поездка совершается по территории РФ. При выезде заграницу работодатель обязан выплатить 50% суточных, если время командировки не превышает одного дня;
  • режим рабочего дня и выходных обговаривается с руководителем заблаговременно. Период отдыха обязательно должен прописываться в договоре. Если работнику приходится тратить дополнительное время, то оно оплачивается как сверхурочные часы, т.е. в двойном размере.

Командировка – это возможность карьерного роста, получения новых впечатлений, знаний и опыта в работе.

Но поездка должна организовываться по всем правилам, чтобы не нарушать требования Трудового кодекса. Если работодатель нарушает ваши права, то смело обращайтесь в суд или трудовую инспекцию.

Видео: Находим ответ. Оплата выходного дня в командировке

1 2
Карта сайта