Получите БЕСПЛАТНУЮ юридическую консультацию прямо сейчас:

Москва и область +7 (499) 703-43-52

Санкт-Петербург и область +7 (812) 309-57-61

Регионы: 8 (800) 333-45-16 доб. 530

Пример заявления на командировку

0

Никакая дистанционность или активное пользование высокими технологиями на сегодня не заменят личного присутствия при некоторых процедурах оформления кадровых документов.

Так, написать заявление требуется лично, даже если сотрудник и не пишет его от руки, то хотя бы собственноручно проставить дату и подпись в конце заявления он обязан.

Кадровику следует знать, пишется ли вообще заявление при оформлении командировки и каким оно должно быть по трудовому законодательству и кадровым нормативам.

Как написать и его образец

Некоторые работники должны дать свое согласие в письменном виде на то, что они могут поехать в командировку на какое-то время.

А работодатель, в свою очередь, не имеет права по закону их к тому принуждать, если они не хотят подтверждать свое согласие письменно в форме подачи заявления.

Заявление на командировку в обязательном порядке пишут те категории подчиненных, которые по законодательству (ст. 259, 264 Трудового Кодекса Российской Федерации, далее – ТК РФ) рассматриваются как граждане, требующие дополнительной защиты.

К таким лицам относятся следующие работники:

  • женщины, у которых имеются дети, возраст которых до 3 лет;
  • сотрудники, имеющие детей-инвалидов;
  • матеря или отцы-одиночки, на чьем иждивении находятся дети, чей возраст не более 5 лет;
  • работники, которые кроме основной работы еще и досматривают престарелых родителей или ухаживают за серьезно больными родственниками.

В шапке пишется  фамилия и имя директора, а также название предприятия. В заявлении просто нужно указать, что вы согласны поехать в командировку, и что вы ознакомлены с возможностью отказаться от поездки. Затем просто поставьте подпись и дату, когда именно вы составляли заявление.

Кроме этого заявление на командировку не пишут, а также не отправляются вообще в служебные поездки:

  • беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
  • несовершеннолетние подчиненные (от 16 до 18 лет), кроме исключений, прописанных в ст. 268 ТК РФ;
  • работники, оформленные по гражданско-правовому соглашению;
  • сотрудники, с которыми заключен ученический договор (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

При составлении этого первичного документа не нужно писать, что вы просто отказываетесь от командировки.

Здесь следует соблюсти следующую формулировку – пишете о том, что вы ознакомлены, и вам разъяснено право отказаться от служебной поездки на основании ст. 259 ТК РФ.

Остальные работники, с которыми заключен официальный трудовой договор, заявление на то, чтобы его отправили в командировку, не пишут.

Они составляют такой документ иного содержания – на подотчетную выдачу им денежных средств (абз. 1 п. 6.3 Указания Банка РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г. Далее – Указания).

Это, прежде всего, начисление командировочных денежных средств на покрытие расходов, которые в бухгалтерии оформляются через расходный кассовый ордер, требующий в своем оформлении основание – заявление на получение денежных средств.

Ряд иных специфических ситуаций (прогул во время командировки, преждевременный возврат из поездки, вычет из зарплаты неверно потраченных подотчетных денег и иные обстоятельства) могут также оформляться заявлением, которое условно называют – заявление на командировку.

Заявление на получение командировочного аванса пишется в произвольной форме (абз. 1 п. 6.3 Указания).

В документе в этом случае очень важно указывать следующие существенные детали:

  1. Кому направляется заявление. Обычно заявитель обращается к своему начальству, директору, генеральному директору, начальнику отдела и т.п. Обязательно следует указать директору чего конкретно, наименование предприятия, директором которого он является и где работает сотрудник.
  2. От кого. Здесь просто вы пишете свою должность, фамилию и имя. Своего адреса проживания или телефона указывать не нужно.
  3. Затем идет название документа и о чем он – «о выплате суточных».
  4. Текст заявления начинается с темы о том, что при расчетах суточных выплат на командировку вы просите учесть определенное количество дней, которое планируется затратить на поездку по работе. При этом очень важно приложить подтверждающие поездку документы. Чаще всего, это проездные билеты или приглашение с другой стороны в форме письма.
  5. В конце текста заявления вы просите выдать вам суточные для служебной поездки.
  6. Последним абзацем уже идет основание, которое вы прилагаете – авансовый отчет, служебная записка от руководителя, проездные билеты или другие документы оправдательного характера.
  7. Внизу ставится должность заявителя и дата, затем подпись и расшифровка подписи – ваша фамилия и инициалы.


Какую ставить дату

День отбытия работника в командировку – это дата отправления транспортного средства, на котором работник собирается передвигаться в служебной поездке.

Это говорит о том, что ориентироваться заявителю при написании заявления следует на приобретенные билеты или график движения поездов, автобусов, самолетов или наводного общественного транспорта.

Продолжительность командировки определяет непосредственно сам работодатель (Положение № 749 от 13 ноября 2008 г., в редакции 29 июля 2015 г.).

Он указывает количество дней для проведения работником в командировке в служебной записке. На основании этой записки уже может издаваться приказ о командировании работника.

При этом заявление не пишется в день отбытия, а его следует составить за один или пару дней до уезда в служебную командировку.

Днем окончания командировки считают день прибытия транспорта, на котором перемещался командированный работник обратно, а не день выхода на работу.

Ведь, из командировки подчиненный может вернутся в выходной день, а выйти на работу – только в понедельник.

Дата прибытия также должна подтверждаться проездным документом – билетом, посадочным талоном. Все эти даты указываются в заявлении на командировку, а дата составления заявления может оказаться как ранней, так и поздней.

Это говорит о том, что заявитель может подать заявление либо до уезда в служебное задание, либо по приезду. Все зависит от договоренности с работодателем, когда начальство решит начать выплату командировочных средств.

Бывает так, что сотрудник изначально тратит свои личные средства, а затем работодатель ему все возмещает.

Но в большинстве своем выдается сперва аванс, а затем остаток суммы по итогам работы – вот почему дата составления заявления и даты начала и конца командировки могут не совпадать.

Заявление на командировочные расходы и его образец

Основной целью заявления является просьба начислить и выдать работнику соответствующие выплаты, связанные с расходами в период командировки и его оплатой труда в это время.

Но если есть какие-либо нюансы обстоятельств, связанные с командировкой, тогда работнику предложат также написать заявление с указанием нестандартных причин.

Это могут быть ситуации, когда сотрудник вернулся с командировки раньше, поэтому он должен будет вернуть неистраченные деньги (командировочные).

Однако обычно бывает так, что он, скорее всего, уже потратил подотчетные суммы. Поэтому ему надо будет написать заявление, о том, чтобы с его зарплаты вычли причитающиеся суммы.

Заявление на выдачу расходных средств по командировочной поездке, которое отражает стандартную ситуацию, должно выглядеть следующим образом:

  1. Сразу в правом верхнем углу указывается, кому и от кого направлено заявление:
    • должность начальника;
    • его фамилия и инициалы;
    • наименование предприятия;
    • должность заявителя;
    • фамилия, инициалы заявителя.
  2. Затем идет по центру листа большими буквами название документа и о чем следует ниже его содержание.
  3. В тексте заявление отражается просьба выдать денежную сумму авансом на покрытие расходов в служебной поездке, которая состоит в течение конкретного количества дней.
  4. Затем заявление подписывается следующим образом:
    • указывается должность заявителя;
    • под должностью ставится дата создания документа;
    • затем – подпись посреди строчки;
    • и ближе к концу строчки расшифровывается подпись указанием фамилии подписывающего заявление лица и его инициалы.

Заявление должно быть завизировано руководителем и главным бухгалтером.

Бухгалтер ставит отметку своего согласования, где он одобряет выплату по той причине, что за работником не числится никакой задолженности перед предприятием.

А ниже руководитель указывает текст своего утверждения и одобрения заявления, где говориться о том, чтобы выдать командированному подчиненному на конкретные цели определенную сумму денег.

Очень важная деталь – директор организации обязательно должен прописать сумму, которую по заявлению работника, отправляющегося в служебную поездку, следует выдать из кассы.

Очень многие кадровики упускают этот момент и держат в своих папках неоконченные в своем оформлении заявления.

Поэтому этот момент очень важно не упустить, и дать заявление работника на подпись и утверждение бухгалтеру, а затем руководителю.

Заявление также может составляться и по возвращению из поездки подчиненного. В этом документе заполняются все те же атрибуты, но только уже с просьбой возместить денежные суммы, которые были потрачены на покупку билета или другие цели в командировке.

Все документальные подтверждения необходимо приложить к заявлению, иначе остаток возместительных денежных сумм могут просто не выплатить.

Сделать бухгалтер это будет вправе на основании Положения № 749, а также ряда писем и постановлений из Минтруда и Минфина Росси, где говорится о важности и неотъемлемом выполнении условия – прикладывать к кассовым ордерам по командировочным вопросам документальные подтверждения, или еще их называют – оправдательными документами.

На отгул

Руководитель предприятия обязан одобрить заявление работника, если в нем указывается, что командированный подчиненный работал в выходной день.

Для этого работник может предоставить письменное подтверждение того работодателя, который является принимающей командированного лица стороной.

Даже если в выходной день работник только выезжал в служебную поездку или, наоборот, возвращался из нее, то эти дни также могут быть впоследствии использованы в качестве отгулов.

И все это потому, что выходные дни должны быть работником по трудовому законодательству и по Уставу предприятия быть отгуляны.

В заявлении на отгул за командировочный выходной день, руководитель предприятия обязательно должен поставить свою резолюцию, в которой будет указано не только разрешение на отдых работнику, но также и законодательный акт, позволяющий начальнику вынести такое решение.

По каждому случаю заявление на командировку может отличаться теми или иными существенными деталями, если присутствуют какие-либо обстоятельства или социальное положение работника, располагающие на написание нестандартных заявлений.

Но в остальном такие первичные документы составляются все одинаково, с указанием фамилии и должности руководителя, наименования предприятия, должности и фамилии с инициалами заявителя, текста заявления, подписи и резолюции начальства.

Все это является подтверждением того факта, что заявление на командировку пишется в произвольной форме и не имеет унифицированной типовой формы, утвержденной Госкомстатом или другим государственным учреждением.

Видео: Служебная командировка. Документальное оформление.

Share.

Добавить комментарий

Карта сайта