Получите БЕСПЛАТНУЮ юридическую консультацию прямо сейчас:

Москва и область +7 (499) 703-43-52

Санкт-Петербург и область +7 (812) 309-57-61

Регионы: 8 (800) 333-45-16 доб. 530

Как оформить командировку

0

Командировка – это выполнение поручений работодателя или непосредственного руководителя вне основного места службы. Отъезд осуществляется в другие регионы или страны за счет компании.

При оформлении командировки работодатель должен руководствоваться Трудовым кодексом РФ, чтобы не нарушить права сотрудника.

Порядок

Оформление командировки имеет множество нюансов. Работник должен требовать документальное подтверждение приказа о назначении и выданных средств на служебные расходы. Нельзя отправлять сотрудника в командировку без соответствующего постановления.

Согласно законодательству РФ, командировка оформляется следующим образом:

  1. Главному руководителю компании докладывают о необходимости командировки для конкретного сотрудника.
  2. Главный руководитель оформляет служебное задание с указанием места прибытия, срока командировки и подробного описания цели посещения региона или государства.
  3. Оформляется приказ о назначении.

Один экземпляр приказа и служебного задания передается уезжающему сотруднику. Вторые экземпляры отдаются под роспись, подтверждая его согласие.

Дополнительно руководитель должен оформить сотруднику командировочное удостоверение. Оно необходимо для подтверждения времени, которое сотрудник будет находиться вне основного места работы. С 2015 года оформлять удостоверение и вовсе не обязательно, согласно поправкам в Трудовом кодексе.

Особенности:

  • документально оформляется командировка только в том случае, если с работодателем заключен трудовой договор;
  • за работником сохраняется его рабочее место, независимо от срока командировки;
  • если работа сотрудника заключается в постоянных разъездах, то командировки не назначаются;
  • командировочное удостоверение не выдается при оформлении командировки за границу;
  • если сотрудник получает травмы во время выполнения заданий в командировке или заболевает, он имеет права на получение суточных и оплату больничного листа после предъявления документов;
  • отправлять сотрудника можно сразу в несколько стран. При этом размер суточных рассчитывается индивидуально, в зависимости от цен в государстве и валюты.

О возможных командировках работодатель должен указывать в трудовом договоре. Если этот пункт не прописан, то сотрудник вправе отказаться от служебной поездки. В остальных случаях работник обязуется поехать в командировку по указанию руководителя.

Исключения составляют некоторые категории граждан:

  • беременные женщины;
  • матери, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
  • несовершеннолетние работники;
  • граждане, ухаживающие за больными членами семьи;
  • родители, имеющие несовершеннолетнего ребенка-инвалида.

Командировка перечисленных лиц возможна только с их письменного согласия.

За границу

Принципиальной разницы между заграничной и областной поездкой не существует. Оформляются они практически одинаково, а вот расходы будут значительно выше за счет необходимости получения визы и загранпаспорта.

Также руководителю потребуется увеличить сумму суточных, учитывая уровень жизни и цены в стране пребывания. Необходимо произвести примерный подсчет расходов, которые понесет сотрудник при выполнении служебных заданий.

Размер суточных устанавливается руководитель, но если обозначенная сумма не устраивает сотрудника по адекватным причинам, то он вправе отказаться от поездки.

Суточные в размере менее 2500 рублей не облагаются налогом. Если сумма назначается выше, то она уменьшается пропорционально ставке НДФЛ.

Рассмотрим основные расходы руководителя на командировку сотрудника:

 Оформление загранпаспорта  Если у сотрудника нет заграничного паспорта, то расходы на его получение компенсирует работодатель. Это может быть выдача определенной суммы до оформления документа, либо компенсация затрат уже после его получения. Заплатить придется за госпошлину, консультационные услуги и т.д. Чтобы получить компенсацию, работнику придется предъявить чеки с указанием суммы внесенной оплаты и ксерокопию полученного паспорта
 Оформление визы  Чтобы получить разрешение на выезд из страны, потребуется оплатить госпошлину и понести другие расходы. Компенсирует их также работодатель после получения документального подтверждения и указанной суммы. Дополнительно могут потребоваться затраты на курьерскую доставку, страховку и т.д. При этом командировка для оформления визы таковой не считается, то есть работнику придется выделить свое личное время
 Проезд  Работодатель компенсирует расходы на проезд от места отбытия до страны прибытия. Это покупка билетов на самолет, поезд, автобус, такси. Расходы должны быть подтверждены документально в виде чеков или товарных накладных
 Проживание  Оплата за номер в гостинице или аренду квартиры компенсируется из командировочных
 Прочие расходы  Командировочному могут потребоваться дополнительные расходы: аэродромные сборы, страховка и т.д.

На 1 день

Законодательством РФ не предусматриваются ограничения относительно времени командировки. Руководитель имеет право отправить работника на срок до 40 дней для выполнения обычных работ и до 1 года для специалистов и руководителей, выполняющих сложные монтажные, строительные и ремонтные работы.

Поэтому возможна даже однодневная командировка. Оформляется она по всем указанным выше правилам, вплоть до оплаты понесенных расходов, если таковые имеются.

Иногда работодатели отказываются оформлять однодневную командировку по правилам, предусмотренным Трудовым кодексом. Сотрудник в данном случае может отказаться от поездки, поскольку такая работа не будет отображена в личном деле.

За счет принимающей стороны

Командировка генерального директора или обычного сотрудника может оплачиваться принимающей стороной. Для этого две компании заключают договор, и принимающая сторона перечисляет деньги на отправляющую сторону.

Это может быть конкретная сумма, названная руководителем командировочного сотрудника. Также возможно перечисление денег по личным подсчетам. Если ее не хватает на оплату всех расходов, то одна из сторон производит доплату.

Если же остаются излишки, то возможно два варианта:

  • отправляющая сторона перечисляет остаток обратно;
  • отправляющая сторона перечисляет излишки на свой счет.

Отправляться в командировку за свой счет, ожидая оплаты на месте пребывания, сотрудник не обязан.

Как оформить отмену командировки

По различным причинам командировка может быть отменена (болезнь сотрудника, вопросы были решены иными путями). В этом случае работника просто предупреждают о вынесенном решении. Оформлять какие-либо документы не требуется.

Немного иначе обстоит дело с уже выплаченными командировочными. Если сотруднику были перечислены средства на расходы, которые он должен был понести в поездке, то в течение трех дней после отмены потребуется их вернуть.

Это касается только тех случаев, когда процесс перечисления денег было зафиксировано документально. Иначе работодателю придется рассчитывать только на добросовестность сотрудника.

При отмене командировки и произведенном ранее расчете возможны три ситуации:

  1. Если работник не потратил перечисленные средства, по приходному ордеру он должен вернуть деньги через кассу. Возврат осуществляется только после оформления подтверждающих документов.
  2. Часть средств были израсходовано на покупку оборудования или материалов для командировки. В этом случае бухгалтерия должна обозначить сумму как коммерческие расходы при оформлении следующей командировки. Остаток средств сотрудник обязан вернуть через кассу.
  3. Часть средств было потрачено на покупку билетов и оплату других расходов, компенсировать которые нет возможности. В результате получается убыток компании. Он должен быть зафиксирован документально для налогообложения прибыли.

Если сотрудник не возвращает деньги, то работодатель вправе высчитать всю сумму с заработной платы работника. При этом снимать в месяц более 20% официального заработка не разрешено законодательством.

В выходной день

Нередко отправляться в командировку сотруднику приходится в выходной день, чтобы уже в понедельник приступить к выполнению служебных заданий.

По закону, у каждого работающего человека должно быть в неделю не менее 42 часов непрерывного отдыха. И если сотрудника направить в командировку в его выходной день, то оплату производить в двойном размере.

По желанию сотрудника, день командировки может быть компенсирован другим выходным днем. К примеру, ему выделяется для отдыха пятница вместо воскресенья.

Привлечение сотрудника к работе (командировке) в выходной день осуществляется только с его письменного разрешения. Он должен подписать оформленное руководителем соглашение сторон, где указываются командировочные дни и размер компенсации.

Заставить работать в выходные не имеет права ни одна организация, за исключением чрезвычайных ситуаций, предусмотренных Трудовым кодексом.

И если сотрудник отказывается подписывать соглашение, то командировку придется либо отменить, либо перенести на более удобное время.

К сожалению, правила предоставления выходных дней соблюдают сейчас далеко не многие организации. Большинство компаний в принудительном порядке заставляет сотрудников ехать в командировку в неположенное время под угрозой увольнения, лишения премии и т.д.

Мириться с таким положением не стоит – обращение в органы по защите прав трудящихся позволит не только наказать недобросовестного работодателя, но и получить материальную компенсацию.

Как должен действовать работодатель, если требуется оформление командировки совместителя или обычного служащего в его выходной день:

  • получить согласие на командировку в выходной день. Оформляется отдельным документом с обязательным указанием даты отправления и срока поездки;
  • издать приказ о назначении сотрудника в командировку в выходной день. Работник должен ознакомиться с документом и поставить роспись о прочтении;
  • выдать задание, оформить командировку.

В первых двух документах руководитель обязан указать размер оплаты за работу в выходной день и предложить альтернативный вариант (выходной в будний день). Работник подписывает документ и указывает условие, на которое он согласен.

Перенос

По ряду причин командировка может быть перенесена на определенный или неопределенный срок. В этом случае действовать нужно аналогичным образом, как при отмене поездки. Только деньги могут не возвращаться на счет компании, а сохраняться у сотрудника до командировки.

При переносе командировки руководитель составляет документ об отмене поездке или продлении ее срока. Юристы настоятельно рекомендуют в документе указывать сроки исполнения, чтобы избежать проблем с возвратом денег.

Ответственность за оформление командировки возлагается на работодателя. Необходимо учитывать все нюансы и правильно вести отчетность, чтобы в дальнейшем не возникло спорных ситуаций. При этом нельзя нарушать права работников и действовать против их воли.

Видео: Находим ответ. Как направить сотрудника в командировку

Share.

Добавить комментарий

Карта сайта