Получите БЕСПЛАТНУЮ юридическую консультацию прямо сейчас:

Москва и область +7 (499) 703-43-52

Санкт-Петербург и область +7 (812) 309-57-61

Регионы: 8 (800) 333-45-16 доб. 530

Приказ о приеме на работу нового сотрудника

0

Основанием для трудоустройства наемных работников служит приказ, издаваемый после заключения трудового договора. Распорядительный документ подписывает руководитель предприятия или иное замещающее его лицо.

Что это такое

Приказ о трудоустройстве издается кадровым органом предприятия.

Для составления документа используются бланки, разработанные Госкомстат РФ и утвержденные Постановлением от 05.01.2004 за № 1:

 Т-1  для приема на работу одного лица
 Т-2  для трудоустройства группы работников

Предприятие может самостоятельно разработать форму приказа. Документ будет иметь юридическую силу после закрепления формы в учетной политике.

На практике преимущественно используются стандартные бланки, входящие в пакет документов обслуживающих кадровых программ.

Дата издания приказа может не совпадать с днем начала работы. Точных указаний о сроке создания документа законодательство не содержит.

Порядок создания приказа регулируется в ст. 68 ТК РФ. Кадровый работник должен ознакомить с приказом о приеме на работу лицо в течение 3 дней после начала исполнения обязанностей.

Приказ создается на основании договора. Если работник приступил к работе без оформления трудового договора, его составляют в течение 3 дней. В соглашении и приказе указывается день фактического начала работы.

Текст формы приказа должен содержать основные особые условия трудоустройства, указанные в трудовом договоре:

  • характер работы — по совместительству, на время замещения постоянного сотрудника и иные. Если работа является основным местом трудоустройства, характер работы указывается как постоянный;
  • срок для договоров, заключенных на конкретный период. Соглашения, оформленные без ограничения срока, имеют указание на бессрочный характер работы.

Если кадровым работников допущена нестыковка данных трудового соглашения и приказа о приеме на работу, используются условия, установленные в договоре. Соглашение имеет более значимую юридическую силу.

В дальнейшем при изменении условий (переход на постоянную работу) издается новый приказ по предприятию в произвольной или унифицированной формах.

До издания приказа работника знакомят с условиями исполнения обязанностей, охраной труда, документами внутреннего распорядка.

Ведение приказов по трудоустройству имеет особенности:

  • формам присваивают нумерацию, отдельную от ведения других приказов;
  • для простоты поиска и идентификации приказов присваивается индекс «к» (15к, 15/к или 15-к);
  • документ хранится вместе с трудовым договором.

С даты, указанной в приказе, работник должен начать исполнение должностных обязанностей. До трудоустройства работник подает заявление о приеме на работу.

Приказы о трудоустройстве используются для дальнейших операций в отношении вновь принятого сотрудника:

  1. Присвоения табельного номера работника.
  2. Формирования личной карточки.
  3. Начисления заработной платы.
  4. Оформления карты для безналичного перечисления вознаграждений.
  5. Заполнения трудовой книжки.
  6. Подачи отчетности в ПФР и ИФНС.

Информация, размещенная в форме, отличается предельной простотой. В документ не вносится важная информация об условиях труда – проведение медосмотров, требований о прохождении инструктажей и прочих.

Как оформляется и его образец

Приказ о трудоустройстве содержит основные данные о лице и характере работы:

  • наименование предприятия. В бланке указывается название, соответствующее данным учредительных документов – полная или краткая форма;
  • дата и номер документа. Нумерация присваивается в соответствии с журналом регистрации. Каждый номер имеет уникальность. Для простоты учета данных хронология ведется в пределах календарного года;
  • дата приема на работу. Для бессрочных форм соглашений конечная дата не указывается;
  • данные о нанимаемом лице. Фамилия, имя, отчество вносятся в полном варианте и в родительном падеже;
  • табельный номер, отличный от имеющихся в организации работников. Допускается использовать номера выбывших в другом календарном году сотрудников. Внутри года дубляж не допускается для предотвращения путаницы в отчетности;
  • отделение, в которое трудоустраивается работник. Если на предприятии отсутствует деление по отделам, цехам или подразделениям, можно указать основное или оставить строку незаполненной;
  • должность сотрудника указывается в соответствии со штатным расписанием и данными трудового договора;
  • режим труда – стандартный, особый;
  • характер трудоустройства – основное место работы (постоянно), для временного замещения отсутствующего работника или по совместительству;
  • заработная плата – оклад, тарифная ставка. Данные должны соответствовать штатному расписанию;
  • сведения об испытательном сроке при его наличии;
  • данные трудового договора – дата и номер документа, выступающего в качестве основания для издания приказа;
  • сведения о руководителе с расшифровкой должности и фамилии с инициалами;
  • подписи руководителя предприятия и работника с указанием даты ознакомлением.

Каждое из условий является существенным и обязательным для указания данных. При использовании обслуживающих программ для ведения кадрового учета документ формируется в программе.

Информационная система позволяет производить уникальную нумерацию, присваивать табельные номера и дополнять данные при создании документа в ручном режиме. Приказ составляется в единственном экземпляре.

Трудовая книжка подлежит хранению и заполнению в кадровом органе постоянного места трудоустройства.

Для работников с дополнительной формой по совместительству заполнение трудовой книжки производится кадровым органом основной работы. Основанием для записи служат копия или выписка из приказа по совместительству.

Образец приказа о приеме на работу.

Выписка

По желанию работника ему вручается копия приказа, заверенная установленным образом.

В зависимости от организационно-правовой формы предприятия определены должностные лица, заверяющие приказ:

  • документы юридических лиц подписывает руководитель или лицо, имеющее равные права – заместитель, другой работник, функции которых подтверждены должностной инструкцией или приказом;
  • формы ИП подписывает предприниматель.

Если организация или ИП использует печать, подпись заверяется оттиском. На документ заносится фраза – «копия верна».

Копия приказа может потребоваться работнику:

  1. Для представления по основному месту трудоустройства для внесения записи в трудовую книжку.
  2. Для подачи данных в центр занятости при трудоустройстве в период нахождения на учете.
  3. В случае обращения в ряд структур – банк, социальную службу.
  4. Для оформления пенсии по старости в период трудоустройства.

Дубликат приказа о трудоустройстве часто запрашивается государственными учреждениями в виде выписки. Документ полностью повторяет информацию, указанную в приказе. Форма составляется на фирменном бланке предприятия.

Особенности составления выписки:

  • название документа – выписка из приказа о приеме на работу;
  • шапка приказа, содержащая наименование предприятия, данные о дате и номере дублируется полностью;
  • вводная часть должна включать слово «приказываю»;
  • распорядительная часть приказа приводится полностью;
  • если форма содержит данные о других сотрудниках, извлекаются только сведения относительного запрашиваемого лица;
  • под текстовой частью выписки идет заверяющая данные надпись со словом «верно»;
  • заключительная часть с подписями и расшифровками указывается в выписке аналогично приказу.

Документ заверяется руководителем или работником кадрового органа с указанием даты и скрепляется оттиском печати. Форма, составляемая для учреждений, заверяется печатью предприятия. Печати для документов в формах, предназначенных для внешних пользователей, не используются.

Как составить приказ о приеме на работу главного бухгалтера

Приказ о приеме на работу главного бухгалтера не имеет отличий от форм по трудоустройству для остальных работников.

Особые условия труда оговариваются в трудовом договоре, который может содержать положения:

  1. Об ответственности лица.
  2. Об особых условиях работы, в том числе наличия ненормированного рабочего дня.
  3. О наличии испытательного срока до 6 месяцев.
  4. О неразглашении информации, носящей характер коммерческой тайны.

На практике договор с главным бухгалтером имеет существенные отличия от стандартных договоров, заключаемых с другими работниками.

Для безопасного исполнения обязанностей до вступления в должность и издания приказа о трудоустройстве производится передача дел.

До начала исполнения обязанностей составляется общий приказ в произвольной форме о передаче дел от увольняемого бухгалтера к новому работнику. Передача дел может производиться в присутствии аудитора или внутренней комиссии, что отражается в приказе.

С главным бухгалтером предприятия законодательство разрешает заключать срочную форму договора (ст. 59 ТК РФ). Ограниченный срок соглашения отражается в приказе о трудоустройстве. Срочный договор заключается не более чем на 5 лет.

Копию документа часто представляют во внешние органы:

  • учреждения банков;
  • органы контроля – ИФНС, ПФР;
  • партнеры, использующие документы, подписанные должностным лицом;
  • иные компании, которые используют данные о главном бухгалтере.

В ряде случаев при отсутствии в штате или фактически принятого на должность главного бухгалтера исполнение обязанностей возлагают в порядке совместительства на руководителя или иного сотрудника. Приказ на временное исполнение обязанностей вступает составляется в произвольной форме.

Где хранятся

Приказы о трудоустройстве относятся к формам, на основании которых определяется стаж работы и начисляется заработная плата. Документы служат оправдательными формами первичного учета для подтверждения затрат.

Заработная плата входит в состав расходов, формирующих базу для начисления налога на прибыль или единого налога, уплачиваемого при ведении упрощенной системы налогообложения.

Срок хранения приказов о трудоустройстве совпадает с периодом, установленных для форм, касающихся начисления заработной платы – 75 лет.

Документы используются для начисления пенсионных выплат. В течение 5 лет кадровые приказы должны хранится на предприятии для предъявления в ходе проверок ПФР и ИФНС. По истечению срока документы подлежат архивации.

Приказ о приеме на работу – важный документ, данные которого позволяют оформить запись трудовой книжки, отражать сотрудника в табеле и ведомостях, оформить в дальнейшем пенсионное обеспечение.

Приказ составляется после заключения трудового договора и отражает основную информацию об условиях исполнения обязанностей.

Видео: Как оформить приказ о приеме на работу

Share.

Добавить комментарий

Карта сайта