Получите БЕСПЛАТНУЮ юридическую консультацию прямо сейчас:

Москва и область +7 (499) 703-43-52

Санкт-Петербург и область +7 (812) 309-57-61

Регионы: 8 (800) 333-45-16 доб. 530

Особенности списания ГСМ

Редко какое предприятие может обойтись без автотранспорта. Транспортные средства необходимы как для административно-управленческих целей, так и для производственных.

Причем не важно используется ли легковое авто или грузовик, затраты на обслуживание неизбежны при любом типе транспорта. И прежде всего касаются таковые топлива и применяемых смазочных материалов. Как же происходит списание ГСМ?

Что это такое

Под понятием «горюче-смазочных материалов» подразумевается не только топливо, но и любые средства, потребные для бесперебойного функционирования транспортной техники.

ГСМ это:

  • различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
  • подсобные продукты (смазки, масла);
  • жидкости специфического назначения (охлаждающие и тормозные).

Списание всех этих продуктов происходит при использовании специальных нормативов. Большинство их них утверждается Минтрансом России.

Некоторые разрабатываются организацией самолично. При этом учитываются такие нюансы как:

  • индивидуальные технические параметры транспорта;
  • время года и сезонные колебания в объемах употребления;
  • акты контрольного замера расхода ресурсов топливного предназначения;
  • правящие коэффициенты, учитывающие обстоятельства эксплуатации автотранспорта.

Списание ГСМ осуществляется на основании надлежащего приказа руководства организации с учетом утвержденных норм.

При чрезмерном превышении утвержденного размера затрат требуется веское обоснование, в противном случае данное обстоятельство может вызвать некоторые вопросы у налоговых органов.

Как правило, при расчете норм списания применяются два основных показателя. Это пройденное транспортом расстояние и реальный расход топлива на сто километров пути. Процесс списания ГСМ требует строгой регламентации и должен оформляться отдельным документом.

По обыкновению справка такого типа выдается на определенное время и заверяется уполномоченным сотрудником предприятия.

Процедура списания ГСМ необходима для любой организации, использующей автотранспорт хоть в какой-то мере. В соответствии с Постановлением Министерства транспорта от 2003 года органы налоговой инспекции обладают абсолютным правом на получение сведений о затратах на топливо.

Практика многолетнего применения показала, что на сегодняшний день списание ГСМ посредством применения путевых листов это наиболее совершенная система.

Порядок

Списание ГСМ бухгалтер любой организации должен свершать ежемесячно. Основой для расчетов становятся путевые листы водителей. После получения их бухгалтер ревизует верность заполнения.

В целом для списания ГСМ надобна следующая документация:

  • путевые листы водительского персонала;
  • авансовые отчеты, в ситуации оплаты бензина наличными;
  • журнал фиксации приходных и расходных кассовых документов по форме 0310003, если ГСМ закупалось по талонам;
  • приказы руководства, которые ратифицируют лимит автомобильного пробега за месяц, нормативы расхода ГСМ, объем надбавок к потребляемым нормам, особенности эксплуатации в летнее и зимнее время, право работника на управление транспортом учреждения;
  • акт по форме 0504230 о списании запасов материальных.

Соответственно основной направленности организации в бухгалтерском учете списание ГСМ отображается таким образом:

  • Дебет счета 140101272 «Расходование материальных запасов»;
  • Кредит счета 110503440 «Уменьшение стоимости ГСМ».

Если за счет использования ГСМ организация получает доход, то бухгалтером совершается запись такого вида:

  • Дебет счета 210604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (услуг, работ)»;
  • Кредит счета 210503440 «Уменьшение стоимости ГСМ».

Если в организации в обиходе наличествует один или пара автомобилей, то проверить точность заполнения путевых листов бухгалтеру не сложно и сделать это можно вручную.

Если же автопарк организации довольно обширен,  то возрастает возможность просчета в процессе создания отчетов.

Поэтому на крупных предприятиях для учета ГСМ применяются всевозможные программы, позволяющие автоматизировать процессы учета и списания.

За счет автоматизации контроля над использованием ГСМ и путевых листов можно вести учет движения горюче-смазочных материалов при применении нескольких типов топлива на одном виде транспорта.

При этом намного проще учитывать различные виды смазочных материалов. Автоматизированный учет позволяет вести четкий контроль отклонения фактических затрат ГСМ от положенных нормативов.

При правильном оформлении использованные ГСМ могут быть отнесены к расходным статьям организации. Это помогает уменьшить налогооблагаемую основу при расчете налогообложения на прибыль.

Именно поэтому списанию ГСМ уделяется столь пристальное внимание. Эффективность любого бизнеса обеспечивается контролем над всеми аспектами деятельности, в том числе и над затратой ГСМ.

На предприятии

Списание ГСМ на предприятии происходит на основании путевых листов. Составляется таковой по одному из принятых образцов первичной учетной документации.

Так формат путевого листа может быть определен Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997, которое утверждает формы учетной документации по учету работы транспорта и сопутствующих механизмов.

Автотранспортные организации обязаны использовать утвержденную форму путевого листа. Все иные предприятия вправе разрабатывать персональную форму, но при этом документ должен заключать такие непременные графы как:

  • название документа;
  • дата его составления;
  • название организации;
  • суть хозяйственной операции;
  • показатели произведенной операции в денежном и натуральном выражении;
  • Ф.И.О., должности и подписи ответственных за свершение хозяйственных операций лиц.

При неправильном заполнении путевого лица искажаются показатели работы автотранспорта, что ведет к неизбежным ошибкам в бухгалтерском и налоговом учете организации.

Важными при заполнении являются такие моменты как:

  • выдача документа не более чем на один день или на одну рабочую смену. Исключение делается лишь для водителей, отправленных в командировку;
  • ответственность за достоверность внесенных данных лежит на лице, заполнившем документ и на водителе;
  • обязательной является отметка о времени возвращения транспорта, иначе будет считаться что водитель не вернул авто по окончании смены;
  • обязательно указание начального и итогового количества бензина в баке. При дозаправке на АЗС водитель указывает объем приобретенного топлива;
  • обязательно требуется внесение данных о норах расхода, фактическом расходе, экономии и перерасходе;
  • тщательно заполняются графы о местах отправления и назначение. Чем точнее указан маршрут, тем более точно можно посчитать целевой расход топлива;
  • указывается точное время выезда и возвращения;
  • указывается пройденное транспортом расстояние для каждого пункта назначения.

Отдельно стоит отметить ситуации, когда водители не получают топливо в самой организации, а приобретают его самостоятельно. При этом расходы на ГСМ также включаются в раздел о материальных затратах.

Данный вариант используется на большинстве предприятий, так как нет необходимости организовывать хранение и выдачу топлива. Предприятие и поставщики горюче-смазочных материалов заключают договор на поставку ГСМ.

При этом поставщиком выписывается счет на объем ГСМ по соглашению, а предприятие согласно ему перечисляет деньги со своего расчетного счета. После осуществления оплаты предприятие получает специальные талоны или карты.

Водители по топливным картам заправляют транспорт на АЗС поставщика. После приобретения ГСМ и получения талонов, бухгалтерия оприходует ГСМ в соответствии с марками, количеством и стоимостью.

Списывается при этом топливо в соответствии с объемами, указанными в путевых листах. Причем объем заправленного топлива должен соответствовать объему, указанному в талоне на приобретение ГСМ.

Списание ГСМ при аренде автомобиля с экипажем

Если организация не имеет возможности приобрести собственный транспорт, то она может арендовать транспортные средства.

В качестве арендодателя может выступать иная организация, индивидуальный предприниматель или физическое лицо. При этом авто могут арендоваться как с экипажем так и без оного.

В соответствии со ст.632 ГК РФ при аренде автомобиля с экипажем арендатор получает транспорт на основании договора за определенную плату во временное использование. При этом арендодатель оказывает услуги по управлению транспортом и его техническому обслуживанию.

При аренде автомобиля с экипажем все обязанности по поддержанию надлежащего технического состояния транспорта, проведения ремонта и приобретения необходимых принадлежностей возлагается на арендодателя.

Также арендодатель оплачивает услуги экипажа, обязательное страхование и все иные сопутствующие расходы. В том числе арендодателем оплачивается и расходуемое топливо. Арендатор при этом в графе расходов указывает только сумму, потраченную на аренду транспорта.

Если условиями договора определяется, что расходы на ГСМ несет арендатор,  то стоимость их включается бухгалтером в расходы. Причем при использовании авто в производственных целях ГСМ списывается на материальные расходы.

При эксплуатации авто в иных целях затраты списываются на прочие расходы, например, к таковым относится списание ГСМ на служебный автомобиль.

Основными показателями для списания топлива становятся:

  • действительная протяженность маршрута на протяжении рабочего дня;
  • фактический пробег авто в соответствии со спидометром;
  • фактический объем топлива на сто километров за рабочую смену;
  • нормы расхода топлива на сто километров в соответствии с утвержденными нормами относительно технических параметров транспорта.

Постановка ГСМ на учет для его последующего списания в этом случае осуществляется на основании авансового отчета и подтверждении оплаты (чек, накладна, счет-фактура и пр.).

В зимний период

Нормы расходования топливных ресурсов при эксплуатации автомобильной техники на территории РФ не зависят от формы организационной собственности.

В качестве общеустановленной нормы применяется расход топлива для каждой отдельной модели авто, модификации или марки. Норма списания ГСМ учреждается в литрах на сто километров.

Если нормы затрат топлива и смазочных  материалов убавляются или поднимаются в особых обстоятельствах, то надлежащие нормы списания определяются приказом руководства.

Стоит заметить, что неизменно повышается расход ГСМ  в зимнее время. За счет этого различны нормы списания в летнее и зимнее время. Зависимо от климатических условий норма может увеличиваться на 5-20%.

Если среднесуточная температура в определенный период года сильно отклоняется от среднестатистического значения в минус пять градусов, то руководство может принять решение об уточнении начала и окончания применения зимних норм.

Причем обязательно требуется согласование решения с местными службами Гидрометцентра РФ. Так в центральной части России зимняя надбавка на списание ГСМ устанавливается в размере 10% и действует с 1 ноября по 31 марта.

Однако также следует учитывать, что в некоторых случаях нормы списания ГСМ увеличиваются не только по причине зимнего времени.

Например, коэффициенты для списания ГСМ для школьных автобусов могут быть увеличены на 10% по причине необходимости частых остановок, связанных с погрузкой/выгрузкой пассажиров.

При простое автотранспорта с включенным двигателем, что характерно для общественного транспорта в зимнее время, нормативный расход ГСМ определяется из расчета, что один час простоя соответствует десяти километрам пути.

Увеличиваться нормы списания ГСМ могут также при эксплуатации автомобилей, применяемых более пяти лет (до 5%) или более восьми лет (до 10%).

Кроме того учитывается численность населения в местах использования транспорта. В зависимости от количества населения в городе нормы списания ГСМ  могут увеличиваться от 5% до 25%.

Особенности учета топлива

При определении лимитных объемов потребления ГСМ нельзя забывать, что все применяемые нормы должны обосновываться с экономической точки зрения и подтверждаться документально.

Только в этом случае появится потенциал списать топливо и смазочные материалы в траты предприятия, тем самым уменьшив налоговую базу при исчислении налога на прибыль.

В процессе разработки собственных нормативов можно использовать техническую документацию транспортного средства. По этим документам  рассчитываются расходы ГСМ в зависимости от времени года, сезонности иных значимых факторов.

В то же время организация может самостоятельно разработать нормы списания посредством анализа данных о фактическом использовании.

Для этого создается специальная комиссия, производящая контрольные замеры. Для утверждения полученных норм составляется акт о результатах замеров, который подписывают члены комиссии.

После расчета норм руководством предприятия издается приказ на списание ГСМ в соответствии с новыми нормативами.

Примечательно, что организация вправе применять разные нормы исходя из условий эксплуатации. Также можно применять одни нормативы, но дополнять их посредством поправочных коэффициентов, зависимо от условий эксплуатации транспорта.

Для организаций и предприятий списание ГСМ в статью расходов возможно только при условии тщательного соблюдения установленных требований по учету и оформлению. При неверном оформлении ошибки могут быть выявлены в процессе очередной налоговой проверки.

А это уже повод для вывода о необоснованности списания материалов в расход, а значит неправильного определения налоговых платежей и уклонения от уплаты налогов. Для организаций и ответственных лиц предприятия подобная ситуация чревата наложением штрафных санкций.

Видео: Учет ГСМ — Списание ГСМ

Спасание ГСМ Акт на списание ГСМ

Каждое предприятие ведет учет, занося сведения о поступлении и расходовании горюче-смазочных материалов в специальную ведомость,…

Спасание ГСМ Нормы списания ГСМ

Любая компания в ходе своей трудовой деятельности использует транспортные средства, которые помогают ускорить производственный процесс.…

Карта сайта