Получите БЕСПЛАТНУЮ юридическую консультацию прямо сейчас:

Москва и область +7 (499) 703-43-52

Санкт-Петербург и область +7 (812) 309-57-61

Регионы: 8 (800) 333-45-16 доб. 530

Заполнение трудовой книжки работника

0

Любое урегулирование тех или иных вопросов по заполнению трудовых книжек работников, а также следование правилам и инструкциям регламентируется трудовым законодательствам, а также различными нормативными актами и документами Минтруда Российской Федерации или правительственными распоряжениями.

Отклонения от норм и требований правильности заполнения трудовых книжек недопустимо и влечет за собой административную ответственность.

Вот почему так важно знать, кто должен вести учет и осуществлять записи в этот документ и, какие существуют инструкции по ведению делопроизводства в отношении трудовых книг работников.

Кто должен делать записи

Ошибки, которые допускаются при ведении записей в трудовых книжках, приводят к тому, что работники могут утратить часть своей пенсии.

Ведь общий трудовой стаж должен начисляться на основании записей в трудовой книжке, а их соответствие с нормами закона должно быть неизменным.

Для всех трудовых книжек существует свой стандарт заполнения, придерживаясь которого книжки заполняются одинаково. Следует отметить, что бланки трудовых менялись на протяжении чуть больше половины столетия.

Поэтому может показаться, что действительным документом является только последнее издание трудовой книги – 2004 года.

Но действительными бланками являются и предыдущие, начиная с 1938 г., также – бланки книжек за 1973 и 2003 годы. Все они являются действующими и имеют юридическую и правовую силу перед законом.

Трудовая книжка является персональным документом гражданина (гражданки), функция которого – отражать общий трудовой стаж ее владельца, а также длительность, качество и характер трудовой деятельности.

Изучая содержание этого документа, работодатель всегда может быть правильно осведомлен о причинах, по которым работника увольняли, были ли награждения и сколько лет опыта работы у подчиненного.

Помимо этого, именно отображение в данном документе фактической трудовой деятельности дает человеку право на получение пенсии в будущем. Такое назначение документа уже определяет тех должностных лиц, которые имеют право вносить записи в документ.

Это следующие сотрудники предприятия, учреждения или организации:

  • начальник отдела кадров;
  • инспектор отдела кадров;
  • бухгалтер;
  • секретарь или иной сотрудник, уполномоченный на это внутренним приказом руководителя.

Работник, занимающийся ведением кадров обязательно должен иметь высшее образование в сфере делопроизводства любого направления.

Если фирма небольшая, бухгалтер слишком загружен, то функцию кадровика может выполнять любой заместитель директора. Конечно же, все назначения такого рода обязательно следует подкреплять изданием соответствующего приказа по внутренним делам предприятия.

Если такого приказа нет, то юридически считается, что человек, вносящий записи в трудовые книги работников, фактически не имеет права этого делать. Инспекция Роструда вполне обоснованно, в таких случаях, может наказать фирму за нарушения штрафом.

Поэтому каждому работодателю, на ком лежит полная ответственность за все, что происходит на его предприятии, кого бы он ни назначал для выполнения этих обязанностей, следует помнить также и про приказы или распоряжения о назначении.

Такой приказ будет возлагать ответственность на работника за – ведение, учет и хранение трудовых книжек, а также подписывать все записи, которые он сам же и производит во время обращения книжек на предприятии.

Это обозначает, что каждую трудовую книжку не нужно нести директору предприятия на подпись, законом разрешено подписывать записи в трудовой тому лицу, которому были делегированы подобные полномочия.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Книжку следует оформлять согласно законодательным нормам и правилам.

В отношении этого вопроса действуют следующие нормативные и законодательные стандарты:

  1. Так, для типового стандартного заполнения трудовых книжек используют нормы и требования, прописанные в Трудовом Кодексе, в ст.66 (обоснованный федеральным законом № 197-ФЗ от 30.12.11г.).
  2. А также не менее важным является правительственное Постановление № 225 от 16.04.03 г., в который был в последней редакции 25.03.13 г.
  3. Инструкция правильного заполнения трудовых книг, утвержденная Минтрудом России Постановлением № 69 от 10.10.03 г.

Все эти нормативные акты уже прошли свои редакции и на сегодня являются действующими. Общие и основные требования к заполнению трудовых книжек являются следующими:

  • число и месяц имеют числовой двухзначный формат, а год – числовой четырехзначный;
  • язык заполнения – государственный русский, официальный язык республики, состоящей в составе РФ;
  • цвет чернил может быть синим, фиолетовым или черным, качество – влагостойкие чернила, не поддающиеся выгоранию от воздействия солнечных лучей, тип пишущей ручки – только шариковая, перьевая или ручка-роллер, но не гелевая;
  • сокращения не допускаются – к примеру, вместо «пр.» прописывается полностью – «Приказ», вместо «расп.» – «распоряжение», вместо «пер.» – «переведен», вместо «ТК» – «Трудовой Кодекс Российской Федерации» и т.д.;
  • зачеркивать ошибочно сделанную запись нельзя – следует правильный вариант просто начать писать следующим порядковым номером (п.1.2 Инструкции по заполнению трудовых книг);
  • исправления в трудовой книжке должны осуществляться тем работодателем, который допустил ошибку, но допускается также исправлять и новому работодателю при наличии документальных подтверждений правильной записи;
  • начинают вносить запись в трудовую тогда, когда работник проработал в организации более 5-7 дней при приеме на работу, а при увольнении – день в день;
  • в момент увольнения работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой и подписаться под ней прямо в книжке (за исключением случаев кончины работника).

Что пишут в трудовых книжках, какие именно заносятся записи туда и о чем они – все это можно отразить одним перечнем сведений:

  • о работнике;
  • о характере работы, что выполняется владельцев документа;
  • переводы на другое место на постоянной основе;
  • причина, статья и дата увольнения;
  • законные основания для разрыва трудовых отношений, прекращения действия трудового договора;
  • о награждениях, связанных с трудом владельца книжки, или о различных поощрениях;
  • о присвоении квалификации работнику.

Чего не пишут в трудовых книжках:

  • сведения о командировках или временных переводах на другую работу;
  • информация об отпуске – календарном или за свой счет;
  • выговоры, взыскания, замечания или иные меры дисциплинарного воздействия, которые могут повлечь за собой принудительный труд (ст.4 и 66 ТК РФ);
  • необоснованные данные для внесения записей о трудовом стаже работника с прежних рабочих мест – все должно подтверждаться документально в определенном порядке (на случай если текущему работодателю нужно сделать дубликат книжки взамен утерянной).

Пример

Если книжка новая тогда текущий работодатель обязан заполнить ее титульный лист. Если она достаточно заполнена и вскоре понадобиться приложить к ней вкладыш, то титульный лист вкладыша заполняется текущим работодателем, на долю которого выпадет этот счастливый случай.

Титульные листы должны содержать следующую информацию:

  1. На основании данных паспорта гражданина вписывается полностью его фамилия, имя и отчество. Сокращения здесь не допускаются.
  2. При смене фамилии нужно сделать следующее:
    • в отличие от записей в трудовой, которые нельзя черкать, старую фамилию на титульном листе допускается аккуратно перечеркнуть одной чертой;
    • новая фамилия прописывается под или над старой;
    • на внутренней стороне обложки указывается ссылка на тот документ, который подтверждает законную смену фамилии;
    • запись на обложке скрепляется мокрой печатью предприятия, во время которого произошла смена фамилии работника и подписью кадрового инспектора.
  3. Дата, когда родился работник – число, месяц, год (полностью).
  4. Сведения об образования вписываются на основании предъявленных работником дипломов, свидетельств, удостоверений, сертификатов.
  5. В именительном падеже пишут основную специальность работника.
  6. Дата, когда заполнялся титульный лист.
  7. Подпись работника и ответственного за заполнение листа инспектора по кадрам.
  8. Все на титульном листке скрепляется мокрой печатью работодателя, заполнившего трудовую книжку первым.

О приеме на работу составляются сведения в следующем стандартном порядке:

  1. В первой графе (колонке) проставляется порядковый номер записи, которую вам надлежит сделать.
  2. Вторая графа – это разделенные на три колонки клеточки, в которых нужно правильно вписать дату составления записи. Правила здесь действуют следующие:
    • согласно типовому шаблону шапки для записей в трудовой книге дата пишется в определенной последовательности – число, месяц и год (в четырехзначном варианте);
    • дата обязательно должна совпадать с датой приказа, распоряжения или иного документа, дающего основание для создания в записи;
    • нельзя писать название месяца словами;
    • нельзя писать число месяца словами.
  3. Третья графа отводиться специально для составления самой записи – сути, раскрывающей нынешнее положение трудоспособного работника:
    • начинается такая запись со слов «Принят на должность…» или «Принята на должность»;
    • обязательно указывается отдел на предприятии, в организации, куда принимается сотрудник;
    • начинаться запись должна по горизонтали на одном уровне с проставленным порядковым номером и датой записи;
    • под записью не ставиться мокрая печать и не визируется кадровым исполнителем или директором.
  4. Четвертая графа – для основания, документа, который подтверждает правомерность внесения записи. Как правило, это приказ. Здесь следует начинать со слова «Приказ» с большой буквы, затем сразу пишется его дата выпуска и номер.


Кроме приема на работу в разделе третьем также могут быть сведения о присвоении более высшей квалификации, разрядности работнику, о приеме на дополнительную должность, совместительство, а также сведения на тот случай, если в организации изменилось название.

Записи о переводах на другую работу отличаются между собой в связи с тем, где именно совершается перевод работника – внутри предприятия или сотрудник будет переведен на другое предприятие, в другую организацию.

Так, для перевода на другую должность внутри предприятия, просто указывается что работник переведен на такую-то должность в такой-то отдел и в четвертой графе ставится соответствующие реквизиты приказа о переводе.

Однако для перевода в другую организацию потребуется уже проведение процедуры увольнения. И запись в данном случае в трудовой книжке будет содержать не просто слова о прекращении трудового договора по какой-то там статье ТК РФ или увольнения, но обязательно должно указываться – «…в связи с переводом…».

Кроме того, требуется также и указание в тексте записи согласия работника, чтобы не получилось принудительного перевода, что наказывается административной ответственностью по ст.4 ТК РФ.

Об увольнении запись составляется немного по-другому:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата записи.
  3. Всегда пишется первое слово «Уволен» или «Уволена», далее указывается статья трудового законодательства. Ниже – должность, подпись ее расшифровка кадрового исполнителя. А под ней – фамилия работника, который рядом ставит свою подпись, подтверждающее его ознакомление с записью в трудовой.
  4. Приказ об увольнении.

Следует отметить, что увольнение отличается от прекращения трудового договора своими обстоятельствами и иными факторами.

Так, в тех случаях, когда работник изъявляет желание уйти с работы сам, а также в ситуации, когда стороны согласились, тогда пишется «Уволен». А если истек срок трудового договора.

Работодатель не хочет более его продлевать, а также, если, к примеру, работник умер, или произошли иные причины для расторжения трудового договора, тогда запись будет начинаться со словами – «трудовой договор прекращен…» и т.д.

Если запись о приеме на работу к следующему работодателю производиться без должной отметки об увольнении с предыдущего рабочего места, то такая запись признается неверной.

В таких случаях нужно ничего не перечеркивать, а просто создать следующую запись об ошибке. Обычно указывается, что запись под номером таким-то является ошибочной и ее нужно считать неверной. Ставиться подпись исправляющего ошибку, а также мокрая печать.

Какая ставится дата на титульном листе

Так как законом допускается не заполнять трудовую книжку в день приема на работу, в день издания приказа о приеме на работу, то делать записи можно чуть позже. Всего на это отводится 5 дней с момента подписания приказа о приеме на работу.

Это обозначает, что, если работник принес вам новую трудовую книжку, и вам предстоит заполнить ее титульный лист, тогда после даты приказа отсчитайте пять дней.

Именно этот срок вам отводится на то, чтобы вы вписали в титульный лист все, что необходимо, а затем, поставили дату фактического заполнения, а не дату издания приказа.

Единственным важным моментом, на которое в данном случае следует обращать внимание всегда – это ответственность инспектора по кадрам.

Он должен проконтролировать, чтобы дата составления записи в титульном листе не была позже пяти дней с момент издания приказа о приеме на работу.

Как заполнить дубликат при утере и его образец

Как только работник потерял трудовую книжку, он сразу должен поставить в известность об этом своего работодателя. Такое может произойти по вине работника тогда, когда он на время брал свою трудовую книгу под роспись.

Если же работник не работал и имел на руках документ о своем трудовом стаже, но затем, его потерял, то ему следует обращаться к работодателю на последнем рабочем месте. Дубликат работодателем должен быть заполнен в течение 15 рабочих дней.

Информация, которая должна присутствовать в дублирующей книжке, следующего характера:

  1. Бланк трудовой книжки уже должен содержать слово «Дубликат».
  2. Указанный без подробностей общий трудовой стаж.
  3. Данные о трудовой деятельности работника на последнем рабочем месте.
  4. На внутренней стороне обложки составляется запись о выдаче дубликата:
    • когда выдан;
    • каковы основания для выдачи (они должны соответствовать нормам закона);
    • серия и номер трудовой книги, которая была утеряна;
    • подпись инспектора кадров, указание его должности и фамилии с инициалами.

Основаниями для выдачи дубликата являются различные справки и копии приказов с других рабочих мест, справка из ПФР или судебное решение.

Заполнение индивидуальным предпринимателем, образец

Для физических лиц, которые стали индивидуальными предпринимателями, пользующихся наемным трудом граждан и имеющих в своем штате работников, существует упрощенная схема ведения кадрового делопроизводства.

Правила для заполнения здесь просты:

  1. Номер по порядку самой записи.
  2. Дата составления.
  3. Сведения о самом индивидуальном предпринимателе.
  4. Запись об увольнении или приеме на работу вносится в общем порядке, также как и в случае регулировки трудовых взаимоотношений работника с юридическим лицом.
  5. Данные приказа.

Если есть печать, тогда нужно поставить после записи об увольнении работника. Если печати нет, тогда достаточно будет в третьей графе подписи ИП.

Куда клеить голограмму

Дополнительная защитная мера предусмотрена законодателями для ряда документов – это наклеивание голограммы на свидетельства, паспорта, удостоверения, и также в трудовые книжки.

Какие-то документы изготавливаются госучреждением, и голограммы наклеиваются госслужащими.А вот трудовые книжки могут быть снабжены такой мерой защиты работодателями самостоятельно.

Теперь при приобретении нового бланка трудовой книжки к ней прилагается также и вкладыш с голограммами, имеющими изображении государственных знаков.

Для использования такого новшества в первый раз нужно лишь следовать следующему алгоритму действий:

  1. Делается запись в трудовой.
  2. Ставится печать и подпись под записью.
  3. Отклеивается одна и голограмм из вкладыша и прикладывается чуть ниже сделанной в трудовой книжке записи.

Наклейка не должна быть приклеена вверх ногами. Нужно постараться приклеить ее как можно ровнее, без разрывов или складок.

Если получилось криво, то не следует ее пытаться снять, бумага деформируется, и весь документ будет считаться недействительным. Нужно просто сверху на нее наклеить новую, но уже ровнее.

Образец голограммы.

Образец голограммы.

Оформление трудовой книжки – это дело весьма ответственное. Неверные шаги кадровика по внесению записей могут не просто испортить трудовую работника, а повлиять на расчеты его трудового стажа, лот которого напрямую будет зависеть его пенсия.

Поэтому изучение всех новшеств, а также стандартных типовых норм и требований, предъявляемых законодательством – это неотъемлемая часть для тех, кто занимается кадровыми вопросами на предприятии.

Видео: Что делать, если вы потеряли трудовую книжку

Share.

Добавить комментарий

Карта сайта